Très souvent, on met en cause le manque de discipline à notre inefficacité. Ce n’est souvent pas le cas. Le problème de fond est que nos priorités n’ont pas été plantées profondément dans notre esprit et cœur. Nous n’avons pas internalisé l’habitude nr. 2.        

Et même si l’on a bien identifié nos priorités. Il faut aller plus loin : avoir un principe central et une déclaration de mission personnelle. Seuls ceux-là permettront de maintenir notre effort.  

Alors ces priorités deviendront naturelles, et un endroit excitant à passer notre temps.

C’est presque impossible de dire « non »  aux mails, coups de fil, ou distractions, etc. si nous n’avons pas un désir intérieur brulant.

Seulement, si nous avons l’auto référence d’examiner notre programme, et l’imagination et la conscience de créer un programme centré sur des principes, nouveau et unique auquel nous disons « oui », seulement alors aurons-nous la volonté indépendante de dire « non » au non-important.  

Se déplacer vers les choses importantes

La 3eme génération des gestionnaires de temps ont en effet clarifié les valeurs et installé des buts. De même, ils planifient chaque jour et savent distribuer les priorités.

Mais souvent celles-ci sont trop dans le présent.

De plus, ils ne placent pas les activités dans le contexte des principes, de missions personnelles, rôles et buts. En gros, ils valorisent les plans quotidiens en fonction des choses urgentes non importantes et importantes, mais pas le non urgent et important.

En plus de cela, ils le font sans considération pour l’équilibre avec grosse tendance à bourrer le calendrier.

Ainsi, personne n’a encore produit d’outil de management qui renforce la personne à vivre centrée sur des principes.

L’outil de management des choses réellement importantes

Objectif : Gérer nos vies de manière efficace – depuis le centre de principes sains, depuis la connaissance de notre mission personnelle, avec la focalisation à la fois sur l’important et sur l’urgent, et dans le cadre de maintenir l’équilibre entre l’augmentation de notre production et d’augmenter notre capacité de production.

Cet outil aura 6 critères importants :

  • Cohérence. Harmonie, unité, et intégrité entre votre vision et mission, vos rôles et buts, vos priorités et plans, et vos désirs et la discipline.

Dans cet outil de planification, il doit donc y avoir une place pour votre déclaration de mission et une place pour vos rôles et les buts à court et à long terme.

  • Equilibre. La véritable efficacité demande l’équilibre, et cet outil doit vous aider à le créer et à le maintenir.
  • Focalisation sur les choses importantes non urgentes (le quadrant II) Cet outil doit vous aider à faire de la prévention plutôt que de la gestion de crises. La meilleure des façons est de s’organiser sur la base de la semaine. S’organiser en semaine permet un meilleur équilibre et contexte que la planification à la journée ( qui s’occupe essentiellement d’organiser les crises et les occupations).

La clef n’est pas de mettre en priorité ce qui est sur votre programme, mais de programmer vos priorités

Et ceci est accompli au mieux avec une planification hebdomadaire.

  • La dimension humaine. Vous avez besoin d’un outil qui traite avec les gens, et qui ne fait pas seulement une planification du temps. Une personne centrée sur des principes va penser l’efficacité en terme de rapports avec les gens.  
  • Flexibilité. Votre outil de planification doit être votre serviteur, non pas votre maître.
  • Portable. Il doit être possible de l’emmener partout avec vous.

Devenir un auto-gestionnaire du quadrant II ( choses importantes non urgentes).

Cela implique 4 activités clefs.

1- Identification des rôles

La 1ère tâche est d’écrire vos rôles clefs. Exemple : votre rôle en tant qu’individu, mari ou femme, père ou mère, fils ou fille, dans votre travail, indiquant les différents domaines dans lesquels vous investissez du temps et de l’énergie sur une base régulière.

Exemples:

1- Individuel 1- Développement personnel

2- Mari/père 2 – Mère

3- Recherche nouveaux produits 3 – Femme

4- Sport 4- Sport

5- Maison 5- Vendeuse immobilière

2- Sélection des buts.

La prochaine étape est de penser à 2 ou 3 résultats importants que vous voudriez accomplir dans chacun de ces rôles durant les prochains 7 jours.

Au moins quelques-uns de ces buts doivent représenter des activités du Quadrant II. Autrement dit ces buts à court terme, seront liés aux buts à long terme que vous avez identifiés en conjonction avec votre déclaration de mission personnelle.

Voici des exemples de rôles et des buts pour la semaine:

3- Planification.

Maintenant vous pouvez regarder votre semaine à venir avec vos buts en tête et les planifier pour les accomplir. Par exemple : mettre deux heures de côté dimanche pour écrire le premier brouillon de votre déclaration de mission personnelle. Dimanche est une bonne journée pour faire des activités inspirantes.

Ou bien une heure ou deux, tel jour, pour du sport. Si votre but est d’être en forme.

Certains buts ne pourront être accomplis durant le travail, ou bien lorsque vous enfants seront là.

Ayant identifié vos rôles et mis en place vos buts, vous pouvez traduire chaque but à une journée spécifique de la semaine, en tant que article important , ou encore mieux, comme un rendez-vous spécifique.

Vous pourrez ainsi vérifier au fil des semaines vos « rendez-vous » et évaluer leur importance dans le contexte de vos buts. Et au besoin corriger la planification.

4-L’adaptation à la journée

Donc nous avons une planification à la semaine du Quadrant II, mais nous faisons une planification quotidienne en tant qu’individu centré sur l’équilibre des priorités ou l’équilibre tout court.

L’idée est de prendre quelques minutes chaque matin à revoir votre programme. N’oublions pas que ce programme est bati à la semaine, focalisé sur le Quadrant II. Mais il peut y avoir quelques changements en fonction des imprévus.

Alors que vous avez une vie d’ensemble de votre journée, vous pouvez voir que vos rôles et vos buts engendrent une prioritisation naturelle. Ce n’est pas exactement la même chose que la planification habituelle (de 3ème génération) qui se base strictement sur l’organisation quotidienne de vos priorités sous forme A,B,C ou 1,2,3…ici vous êtes sur une planification centrée sur des principes et sur l’individu avant tout.

Cela fait une belle différence et évite le rejet d’une planification froide et sans considération pour vos besoins et valeurs fondamentales.

Vivre cette planification

Comme nous l’avons déjà dit, la 3ème génération de la planification possédait tous les ingrédients importants d’une très bonne planification, mais avait coupée les individus de la spontanéité et rigidifiée leur vie. Beaucoup l’ont donc rejetée.

Et ils ne faut pas oublier non plus que les gens sont plus importants que les choses.

Les outils de la 4ème génération reconnaissent ce principe. Elle encourage également de passer plus de temps dans le quadrant II, et de comprendre et de centrer notre vie sur des principes, en donnant une expression claire aux buts et valeurs vers lesquels vous voulez diriger vos décisions quotidiennes. Cela vous aide à créer l’équilibre dans votre vie.

Cette 4ème génération d’organisation du temps est plus avancée pour 5 raisons:

Cette 4ème génération d’organisation du temps est plus avancée pour 5 raisons:

  1. Elle est centrée sur des principes. C’est le paradigme central qui vous permet de voir le temps dans le contexte de ce qui est réellement important et effectif.
  2. Elle est orientée par la conscience. Elle vous donne l’opportunité d’organiser votre vie dans la meilleure de vos possibilités en harmonie avec vos valeurs les plus profondes.
  3. Elle définit votre mission unique, incluant les valeurs et les buts à long terme. Cela donne direction et objectif à la façon dont vous passez chaque journée.
  4. Elle aide à équilibrer votre vie en identifiant les rôles, et en étabissant des buts et planifiant des activités pour chacun de ces rôles, chaque semaine.
  5. Elle place la planification dans un contexte plus large, à travers une organisation hebdomadaire (avec une adaptation quotidienne au besoin).

On a ici un parfait résumé de cette organisation du temps et on peut voir que la focalisation première est sur les relations et les résultats, et la deuxième sur le temps.

Déléguer: Augmenter la Production et la Capacité de Production

Nous accomplissons tout en déléguant ou bien au temps, ou bien aux gens. Si nou déléguons au temps, on pense rendement . Si on délègue aux gens, on pense efficacité.    

Déléguer est un des meilleurs leviers d’activité. Déléguation signifie croissance pour soi et pour les organisations.

Parce que la déléguation implique d’autres personnes, c’est une victoire publique et pourrait être incluse dans l’habitude 4.

Cependant nous parlons ici de gestion du temps: aussi une personne productive qui investit une heure d’effort, produit une unité. Un manager par contre, peut produire 10, 50, 100 unités grâce à la déléguation appropriée.

Conclusion

Lorsque vous travaillez à développer le paradigme Quadrant II, vous augmenterez votre habilité à organiser et éxécuter chaque semaine de votre vie autour de vos priorités les plus profondes. Vous ne serez pas dépendant de quiconque ou des choses pour la gestion efficace de votre vie.

Les personnes qui pratiquent les 7 habitudes sont dans le Quadrant II

Action !

  1. Identifiez une activité du Quadrant II dont vous savez qu’elle a été négligé dans votre vie – une qui faite correctement pourrait avoir un impact significatif dans votre vie. Ecrivez là et engagez vous à la réaliser.
  2. Créez un tableau de gestion du temps et essayez d’estimer combien de % de votre temps vous passez dans chaque quadrant. Ensuite tronçonnez votre temps pendant 3 jours en tranche de 15min. Est ce que votre estimation était juste? Etes vous satisfait de la façon dont vous passez votre temps? Qu’est ce que vous avez besoin de changer?
  3. Faites une liste de responsabilités que vous pouvez déléguer et les gens auxquels vous pourriez déléguer et formez pour être responsables de ces domaines. Déterminez ce qui est nécessaire pour commencer le processus de déléguation ou de formation.
  4. Organisez votre semaine à venir. Commencez par écrire vos rôles et vos buts de la semaine. Puis transférez vos buts en un plan spécifique d’action. A la fin de la semaine, évaluez comment votre plan à bien traduit vos valeurs profondes et vos buts dans votre vie quotidienne et le degré d’intégrité dont vous étiez capable pour maintenir ces valeurs et ces buts.

Engagez vous et commencez votre organisation sur une base hebdomadaire et installez un moment régulier pour le faire.          

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Etre libre, c’est être conscient

Les 7 habitudes de ceux qui réussissent ce qu’ils entreprennent: Intro

1ère des 7 habitudes: soyez pro-actif

2ème des 7 habitudes: commencez avec la fin en tête

3ème des 7 habitudes: Mettre les choses en priorité et s’organiser (Partie 1)